Vodič za interne komunikacije – Pokušajte sami!

Ukoliko razmatrate vaše trenutne interne komunikacije i hoćete da uspostavite novu strategiju, verovatno se pitate odakle da počinete. Ne brinite niste jedini. Prema nekim istraživanjima, 60% kompanija ne poseduje dugoročnu strategiju ili bar viziju internih komunikacija. Uz to, više od 20% menadžera internih komunikacija priznaje da strateško planiranje nije uključeno u njihovu realizaciju.

Podaci će morati da se menjaju jer novi mehanizmi savremenog poslovanja guraju korporativne komunikacije (pa samim tim i interne) na vrh organizacionih piramida. Pitanje nadležnosti u sprezi je Hr-a i marketing (ili korporativnih komunikacija, ko ih u organizaciji poseduje kroz konkretnu funkciju). Da bi se interne komunikacije sprovodile na adekvatan način, neophodno je da one idu sa samog vrha organizacije. Modeli sprovođenja odnosno implementacije variraju od kompanije do kompanije. Zato mi radimo “tailormade” pristup i sa svakim klijentom radimo prema njegovim afinitetima, ciljevima i mogućnostima. Ono što je izvesno, za svakog postoji model!

Zašto su interne komunikacije toliko važne? Neka istraživanja pokazuju da:

• Zaposleni provode i do 2 sata dnevno prepričavajući priče sa hodnika koje ih brinu
• Zbunjenost na poslu dovodi do frustracije, smanjene produktivnosti i glasina
• Frustracija dovodi do gubitka ključnih zaposlenih a njihova zamena može iznositi do 150% njihove plate

U isto vreme, produktivnost raste do 25% u organizacijama gde su ljudi povezani i obavešteni. Vaši zaposleni su vaši brend ambasadori i nega zaposlenih kroz adekvatnu i pravovremenu informisanost od ključne je važnosti ukoliko zaista brinete o svom imidžu i na kraju, želite zdravu kompaniju u kojoj će mnogi poželeti da rade.

Danas vam pišem o 7 koraka za implementaciju strategije internih komunikacija koju možete i sami sprovesti ukoliko postoji volja menadžmenta:

1. Pregledajte postojeću strategiju

Pogledajte prednosti i mane, slabosti i šanse vaše trenutne strategije. Morate da pronađete odgovore kako je implementirana trenutna strategija, koje kanale komunikacije koristite za obaveštavanje zaposlenih o aktuelnostima u kompanija. Pitajte zaposlene šta bi promenili jednostavnim anketama. Odredite jednu grupu zaposlenih iz više sektora i obavite razgovore sa njima, šta bi menjali, šta ih je opterećivalo, šta im je bilo korisno, koristite mogućnosti internih istraživanja.

2. Definišite kanale komunikacije

Mnoge kompanije se na isti način obraćaju svima zaposlenima. Istražite po sektorima koji način odnosno kanal komunikacije bi im odgovarao. Da li su to razgovori 1na1, mailovi ili pak Viber? Prezentacije menadžmenta su uvek dobrodošle. Ukoliko imate neku zajedničku salu gde može stati većina ili svi zaposleni, uvedite bar jedan dan u mesecu kada menadžment objavljuje novosti (i dobre i loše vesti!)

3. Postavite jasne ciljeve koje želite da postignete internim komunikacijama

Zašto ste odlučili da čitate ovaj blog? Da li imate osećaj da kao neko ko je odgovoran za ovu temu u kompaniji, morate nešto da promenite? Krenite od problema. Zatim postavite željeno stanje. Između se nalazi put kako to da ostvarite. Taj put imaće svoje faze do čije realizacije ćete doći ako postavite više manjih ciljeva. Velika očekivanja će vas brzo demoralisati, idite korak po korak.

4. Ko odobrava sadržaj

Ključni deo planiranja vaše strategije je planiranje postupka odobravanja vašeg sadržaja. Ovo će sprečiti da se nepotrebne greške, komentari ili vesti slučajno objave u pogrešnim segmentima vašeg tima.

Prvo treba da utvrdite ko ili koji tim kontroliše vašu strategiju internog komuniciranja. Ko će čitati, pisati ili odobravati poruke koje šaljete svom timu? Dalje, morate znati koje zainteresovane strane iz svakog odeljenja mogu doprineti procesu odobravanja sadržaja. U većini slučajeva kompanije smatraju da ova odgovornost pada na njihove marketinške / komunikacione timove – i to sa dobrim razlogom. To su članovi tima koji su najsigurniji u svoju sposobnost da prenesu glas kompanije, brend i ukupnu sliku.

5. Izaberite način obraćanja

U skladu sa kompanijskom kulturom gledajte kako da se obraćate. Sve je više kompanija koje pretežno imaju mlade zaposlene i oni sigurno ne žele formalno obraćanje. Ima kompanija koje imaju striktna (formalna i neformalna) pravila i gledajte da komunikacija bude u skladu sa njima.

6. Uspostavite metrike

Koliko je ljudi otvorilo mejl, koliko je kliknulo na koji link, to su sve podaci koje daju moderni softveri za email kampanje. Sa druge strane, uvek imate i feedback zaposlenih koji vam je jako bitan. Ukoliko je neka akcija obuhvatala nešto na mrežama, proverite broje shareova od strane vaših zaposlenih, likeova i slično. Anonimne ankete su veoma zgodan način da dobijete feedback (postoje besplatni softveri koje možete preuzeti sa interneta za interne ankete).

7. Budite iskreni.

Može se desiti da cela funkcija izgubi na kredibilitetu, pre nego što ga je zadobila. Bez svesti top menadžera o tome, teško ćete uspeti. Zadovoljićete formu, ali ne i suštinu.